Zásady zpracování osobních údajů

Správce osobních dat

Společnost Stance Communications, s.r.o., se sídlem Jungmannova 750/34, 110 00 Praha 1, IČ: 26122481, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, odd. C, vložka 72078, (dále jako „Stance“) zpracovává osobní údaje v souladu s právními předpisy, zejména však s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). V Úředním věstníku Evropské unie bylo vyhlášeno dne 27. dubna 2016.

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (anglicky General Data Protection Regulation), zkráceně ONOOÚ (GDPR), je nařízení Evropské unie, jehož cílem je výrazné zvýšení ochrany osobních dat občanů.

Cílem těchto zásad naší společnosti (dále jen Stance) je, abychom v souvislosti s účinností nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/679 (ONOOÚ) a adaptačním zákonem č. 110/2019 Sb. O zpracování osobních údajů - poskytli všem fyzickým osobám, jejichž osobní údaje zpracováváme, jasný a přehledný výčet osobních údajů, které zpracováváme, za jakým účelem tak činíme, na základě jakých právních přivolení a po jakou dobu tyto osobní údaje zpracováváme, komu a proč je předáváme, a zejména abychom poskytli těmto fyzickým osobám přehledný výčet jejich práv a postupů, jak tyto práva mohou vůči Stance uplatnit.

1. Čí osobní údaje zpracováváme (vymezení subjektů osobních údajů)?

V souvislosti s výkonem naší podnikatelské činnosti PR agentury zpracováváme osobní údaje:

našich klientů – tedy osob, u nichž došlo k uzavření smlouvy se Stance - jméno, příjmení, titul, pracovní pozice, telefonní číslo a emailová adresa, adresa webové stránky. (U osob oprávněných jednat za klienta a obchodního partnera v případě, kdy druhou smluvní stranou je právnická osoba.) Jméno, příjmení, titul, IČ, sídlo podnikání, bankovní spojení, telefonní číslo a emailová adresa, adresa webové stránky. (V případě, kdy druhou smluvní stanou je fyzická osoba. )
našich potencionálních klientů – osob, u nichž byla jednání o uzavření smlouvy se Stance ukončena před jejím uzavřením;
fyzických osob, jejichž osobní údaje Stance poskytl sám klient či potencionální klient v souvislosti s činností Stance;
našich smluvních partnerů, kteří nám poskytují své služby či dodávají své výrobky;
zájemců o Stance, kterými jsou osoby, které na základě ústního či telefonického kontaktu se Stance, jeho zaměstnanci nebo poradci projevily zájem o služby a produkty Stance, či které nás kontaktovaly prostřednictvím e-mailu, položily nám dotaz na našich webových stránkách, na našich sociálních sítích, komunikovaly s námi prostřednictvím chatovacích služeb nebo za použití jiných elektronických služeb,
u novinářů a expertů zpracováváme profesní údaje: jméno, příjmení, pracovní telefonní číslo a emailová adresa, popř. sídlo vydavatelského domu, adresa webové stránky, oblast profesního zájmu novináře, oblast profesního působení experta

Účel zpracování výše uvedených osobních údajů:

plnění smluvního vztahu s klienty Stance a z toho vyplývající
komunikace s novináři
komunikace s experty
pro zasílání tiskových zpráv, zvaní na akce
informování veřejnosti o relevantních informacích
k zajištění vzájemné komunikace

2. Jaké osobní údaje zpracováváme (kategorie osobních údajů)?

Osobním údaje jsou jakékoliv informace, jež se vztahují k určité fyzické osobě a na jejich základě je možno ji identifikovat.

V souvislosti s výkonem činnosti Stance může dojít ke zpracování těchto kategorií osobních údajů:

identifikační údaje, jimiž se rozumí osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (zejména jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, bydliště, podpis, v případě podnikatelů také sídlo nebo místo podnikání IČ a DIČ);
kontaktní údaje, tedy osobní údaje umožňující nám kontakt s fyzickou osobou (zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka, bankovní spojení);
osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík atd.);
osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv;
osobní údaje, jejichž získání a zpracování je nezbytné pro plnění povinností vyplývajících pro Stance z platných právních předpisů;
osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb Stance (údaje o uzavřených smlouvách, jejich trvání, platební historii klienta, změnách smluv apod.);
osobní údaje získané na základě komunikace mezi Stance a fyzickou osobou (IP adresa, adresa na sociální sítě, polohové údaje, písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, chatové a videochatové komunikace atd.);
data z internetového prohlížeče - v případě, že fyzická osoba povolí cookies ve webovém prohlížeči, získává Stance data o chování fyzické osoby na internetových stránkách (bližší informace ke cookies jsou vždy uvedeny na webových stránkách Stance);

Na základě písemně uděleného souhlasu zpracováváme:

doklady totožnosti (např. potvrzení o studiu atd…) za účelem personální identifikace a ověření totožnosti fyzické osoby. Tyto osobní údaje Stance zpracovává pouze v případech, kdy je pořízení fotokopie dokladu totožnosti vyžadováno jako podmínka pro uzavření příslušné smlouvy.

Fyzická osoba svůj souhlas uděluje samostatným písemným prohlášením.

3. Pro jaké účely a z jakých právních důvodů osobní údaje zpracováváme?

Rozsah zpracování osobních údajů Stance závisí na účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány, a tomuto vymezenému účelu musí odpovídat i právní důvod pro zpracování.

GDPR rozlišuje právní důvody zpracování, pro které je možné osobní údaje zpracovávat i bez uděleného souhlasu.

Mezi tyto právní důvody patří:

Zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je fyzická osoba, pro přípravu podkladů nezbytných pro uzavření smlouvy nebo pro přípravu návrhu smlouvy. Pro tyto účely jsou nezbytné zejména osobní údaje umožňující identifikovat smluvní stranu a možnost ji kontaktovat.

Zpracování nezbytné pro splnění zákonem stanovených povinností Stance.

Ke zpracování osobních údajů dochází zejména

pro účely zjištění potřeb a požadavků klientů, k jednání o smluvním vztahu, k plnění smluv, na jejichž základě probíhá vzájemná spolupráce;
pro účely plnění daňových povinností;
pro účely plnění povinností daných zákony;
pro účely splnění právních povinností;
pro účely plnění archivačních povinností.

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Stance

Ke zpracování osobních údajů dochází zejména

pro účely kontroly zákonnosti a správnost činnosti Stance, jeho jednotlivých zaměstnanců a spolupracovníků;
pro účely vedení evidence;
pro sledování kvality služeb a spokojenosti klientů;
za účelem řádného vyřizování stížností a reklamací;
pro účely optimalizace poskytování služeb;
pro zamezení protiprávního jednání vůči klientům;
za účelem péče o klienta;
pro účely vymáhání pohledávek;
pro komunikaci s veřejností;

4. Je nezbytné poskytnout Stance své osobní údaje?

Právo Stance na zpracování poskytnutých osobních údajů vyplývá z nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/679 (ONOOÚ). Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné.

Zpracovávané osobní údaje musí Stance uvést do smlouvy, návrhu smlouvy a další nezbytné dokumentace, stejně jako slouží k identifikaci a kontrole fyzických osob dle zákona proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

V případě, že klient některé osobní údaje neposkytne, může Stance odmítnout uzavřít smlouvu pro nedostatek zákonných informací. V případech stanovených zákonem (zejména v případě zákona proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu) je přímo vyloučeno, aby v případě neposkytnutí osobních údajů v rozsahu požadovaném zákonem, Stance s fyzickou osobou bez poskytnutí osobních údajů smlouvu uzavřel.

5. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme? Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Zásadně zpracováváme osobní údaje, jež nám poskytly samy fyzické osoby o sobě nebo o osobách, jež mají být předmětem smlouvy. Zpracovávané osobní údaje jsou také nezbytné pro to, aby Stance postupovala při své činnosti čestně, řádně a v nejlepším zájmu klienta.

Jestliže jde o zájemce o Stance a jeho služby, je zpracování omezeno výhradně na osobní údaje, které nám zájemci sdělí – obvykle jde o základní identifikační a kontaktní údaje.

Stance nevyužívá při své činnosti nástroje automatického profilování, požadavky a potřeby každého klienta jsou vždy posuzovány individuálně.

Zdrojem osobních údajů, které Stance zpracovává, jsou osobní údaje uvedené v uzavřených smlouvách, objednávkách, na fakturách, osobní údaje získané osobním kontaktem, mailem. Stance nezpracovává osobní údaje získané od třetích stran, citlivé údaje a od subjektů údajů je nepožaduje.

Osobní údaje zpracováváme po dobu, stanovenou právními předpisy pro uchovávání dokladů o řádném poskytování našich služeb a řádném plnění dalších zákonných povinností (zejména povinnosti provést identifikaci a kontrolu klienta na základě zákona proti praní špinavých peněz a povinnosti uchovávat daňové doklady).

Z tohoto důvodu uchováváme osobní údaje, které jsme oprávněni zpracovávat i bez uděleného souhlasu, po dobu 10 let od data uzavření poslední smlouvy nebo návrhu smlouvy zprostředkované Stance, nebo od data posledního doložitelného jednání mezi Stance a potencionálním zákazníkem, přičemž lhůta 10 kalendářních let se počítá vždy od pozdějšího data. V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného ukončení příslušného řízení.

Vaše osobní údaje jsou shromažďovány, zpracovávány a uchovávány na území České republiky a nedochází k jejich předávání do jiných států.

6. Komu osobní údaje předáváme (příjemci a zpracovatelé osobních údajů)?

Stance zpracovává osobní údaje za účelem řádného výkonu své činnosti.

Osobní údaje klientů, potencionálních klientů a zájemců

zpracovávají především zaměstnanci Stance v přímé souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s vašimi osobními údaji, pouze však v nezbytně nutném rozsahu a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.
Stance pro některé oblasti své činnosti využívá služeb specializovaných dodavatelů. Pokud tito dodavatelé získávají na základě smluvního vztahu se Stance přístup k osobním údajům zpracovávaným Stance, mají postavení zpracovatele osobních údajů. Zpracovatelé při nakládání s osobními údaji jednají vždy na základě uzavřené zpracovatelské smlouvy a pokynů Stance a jsou povinni dodržovat vysoké standardy zabezpečení osobních údajů.

Mezi zpracovatele Stance patří poskytovatelé

účetních a právních služeb, auditoři, exekutoři
IT služeb – webhosting, služeb datového úložiště, softwarových aplikací.

Osobní údaje dále předáme státním orgánům (Policie ČR, soudy, Česká národní banka, Finanční arbitr, Česká obchodní inspekce atd.), vždy však v rozsahu jejich zákonného oprávnění.

7. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje? Jak chráníme osobní údaje?

Stance zpracovává osobní údaje ručně i automaticky, osobní údaje jsou ukládány v listinné podobě i elektronicky do datových úložišť Stance nebo jeho zpracovatelů.

Stance zpracovávané osobní údaje chrání před neoprávněným přístupem, jejich zničením, poškozením či odcizením stejně ji před jejich zneužitím.

Stance neustále zvyšuje standard zabezpečení svých IT systému, provádí jeho systémové analýzy a sleduje rizika systému za účelem jejich minimalizace.

Stance má zajištěno

fyzické zabezpečení svých datových center, stejně jako datových center svých zpracovatelů;
zabezpečení zálohování dat a jejich obnovu;
zaveden systém oddělených přístupů k IT systému, řízení uživatelských práv, postupy pro identifikaci přístupů do IT systémů;
zabezpečení přenosu dat a zabezpečení koncových stanic;
zabezpečení aplikací.

8. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů Stance?

Právo na přístup ke svým osobním údajům

Máte právo požadovat po Stance přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme.

Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o vás zpracováváme, práva ostatních osob však nesmí být dotčena.

Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů

Máte právo požadovat po Stance opravu vašich osobních údajů, které o vás zpracováváme. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo požadovat po Stance, aby omezil zpracování vašich osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů Stance či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.

Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat po Stance výmaz zpracovávaných osobních údajů v případech stanovených právními předpisy, zejména jestliže je zpracování založeno na uděleném souhlasu nebo je toto zpracování neoprávněné. Za situace, kdy je Stance právními předpisy povinna vaše osobní údaje zpracovávat, vám po zákonem stanovenou dobu nebudeme moci vyhovět. Jakmile uplyne zákonná doba nebo skončí účel, pro který osobní údaje zpracováváme, vymažeme je nebo provedeme jejich anonymizaci.

Uplatnit námitku proti zpracování osobních údajů

Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem Stance. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování Stance nepřevažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami.

Právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů

Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných Stance v případě, že je zpracování založeno na smlouvě, či její přípravě nebo je prováděno na základě vámi poskytnutého souhlasu a zpracování by bylo prováděno automatizovaně. Stance automatizovaně nezpracovává vaše osobní údaje. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnosti proti zpracování vašich osobních údajů ze strany Stance nebo pokud se domníváte, že Stance neplní své povinnosti vztahující se zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz ).

9. Jak svá práva můžete uplatnit?

Vaše práva vztahující ke zpracování osobních údajů můžete uplatnit písemně v listinné formě zasláním na adresu našeho sídla.

Stance Communications, s.r.o.

K rukám ing. Hany Hadravové

Jungmannova 750/34, 110 00 Praha

nebo

elektronicky - zasláním e-mailu na uvedenou e-mailovou adresu: odpovedna.osoba@stance.cz

Jsme povinni Vaši žádost v souvislosti s výše uvedenými právy vyřídit bez zbytečného odkladu poté, co bude žádost doručena na adresu sídla Stance, nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti, a informovat vás o tom, jaká opatření jsme na základě vašeho uplatnění práv přijali. V případě nevyhovění vaší žádosti, jsme povinni vás bezodkladně informovat, nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti, o důvodech nevyhovění a o možnosti podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Dovolujeme si vás upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízení této žádosti.

10. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Stance s účinností od 25. 5. 2018 jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Úkolem pověřence pro ochranu osobních údajů je poskytování poradenství a informací v oblasti ochrany osobních údajů Stance, jeho zaměstnancům a poradcům, monitorování souladu činnosti Stance s GDPR a dalšími předpisy v této oblasti, odborná příprava zaměstnanců a poradců Stance v oblasti ochrany osobních údajů.

Na pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovaného Stance se mohou obracet i všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje Stance zpracovává. Pověřenec dohlíží také na vyřizování žádostí subjektů osobních údajů.

Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na adrese:

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Ing. Hana Hadravová

Stance Communications, s.r.o.

Jungmannova 750/34, 110 00 Praha 1

odpovedna.osoba@stance.cz

Tato verze Zásad zpracování osobních údajů společnosti Stance je platná od 25. 7. 2019.